Diese deutsche Abkürzung steht für »Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen durch die Finanzverwaltung«. Der § 147 Absatz 6 der Abgabeordnung beschreibt, mit welchen zusätzlichen Befugnissen ab dem Jahr 2002 eine Betriebsprüfung erfolgen kann:

Sind die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Datenzugriff Z1, Z2, Z3
Somit ergeben sich für die Außenprüfung mehrere Möglichkeiten, auf Daten zuzugreifen:

* Unmittelbarer Zugriff (Z1)
Ihr Prüfer bekommt einen User mit bestimmten Auswertungsmöglichkeiten am SAP-System. Hier ist ausdrücklich nur ein Lesezugriff gemeint.


* Mittelbarer Zugriff (Z2)
Der Prüfer beauftragt Sie, ihm bestimmte Daten zur Verfügung zu stellen. Sie sind zur Mithilfe im Rahmen der Zumutbarkeit verpflichtet. Auch hier handelt es sich nur um einen Lesezugriff.

* Datenträgerüberlassung (Z3)
Steuerrelevante Daten sind auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung zu überlassen. Datenträger als und Format sind nicht vorgeschrieben.

Die Auswahl liegt im Ermessen des Steuerprüfers. Eine Kombination der Zugriffsmöglichkeiten ist ebenfalls möglich. Im Zusammenhang mit der Ankündigung einer Außenprüfung werden diese kommuniziert. Falls Ihr Prüfer Systemzugriff bekommt, liegt es bei Ihnen, sicherzustellen, dass es sich hierbei nur um einen Lesezugriff handelt. Sollten Sie ihm dennoch auch Schreibberechtigungen geben, und sollten diese zur Zerstörung von Daten führen, dann liegt die Schuld beim Steuerpflichtigen, nicht beim Prüfer.Da SAP-Reports nicht nur Daten anzeigen, sondern auch Daten reorganisieren bzw. löschen, ist eine generelle Freigabe der SA38 zur prinzipiellen Ausführung von Reports sehr kritisch zu betrachten. Der Prüfer könnte mit dieser Transaktion ebenfalls eine Übersicht der kundeneigenen Z-Reports (Auswertungs-, Reorganisations- und Updateprogramme) bekommen. Hat man sich in der Außenprüfung auf eine Zugriffsform geeinigt, z.B. Z1 + Z2, dann ist danach auch zu verfahren. Es wäre formal nicht korrekt, jetzt Daten auch noch in elektronischer Form aus dem System ziehen zu wollen. In der Regel hat ein Prüfungs-PC, den Sie als Steuerpflichtiger zur Verfügung stellen, somit auch keinen CD-Brenner oder offenen USB-Port. Möchte der Prüfer jedoch den Z3-Zugriff der Datenträgerüberlassung nutzen, ist dieses im Prüfungsauftrag zu dokumentieren, und Sie als Steuerpflichtiger haben die angeforderten Daten unmittelbar zur Verfügung zu stellen. Dass der Prüfer sich selbst mit Datenextrakten bedient, ist formal nicht erlaubt. Für den Read-Only-Z1- und den Z2-Zugriff liefert SAP im Standard eine Anzahl von Rollen aus (siehe Tabelle 3.1).

Die Rollen gliedern sich auf in jeweils drei große Teilbereiche:

* Bewegungsdaten
* Stammdaten
* Customizing-Erläuterungen


Abbildung 3.11 zeigt einige Beispielstransaktionen für diese drei Teilbereiche innerhalb der Rolle SAP_AUDITOR_TAX_FI.

Action Log
Speziell für den Bereich der Prüferrollen existiert ein eigenes Action Log. Somit werden die Prüferaktivitäten ebenfalls transparent und nachvollziehbar. Hier war die Idee, in vertretbarer Zeit einen Überblick über die Prüferaktivitäten zu erhalten.

Datenträgerüberlassung– Z3
Im Rahmen der Datenträgerüberlassung Z3 sind dem Prüfer alle von ihm angeforderten Daten, die auch aus Ihrer Sicht eine Steuerrelevanz haben, unmittelbar zur Verfügung zu stellen. Ziel ist es hier, diese Daten in ein elektronisches Prüfungstool (WIN IDEA) einzulesen und zu überprüfen. Im Klartext bedeutet das, dass der Prüfer aus zeitlichen Gründen nicht mehr nur Stichproben machen, sondern komplette Sachverhalte maschinell überprüfen kann, z.B. ob alle Belegnummern im Vertrieb lückenlos sind. Damit wird die Betriebsprüfung nicht kürzer, verlagert sich jedoch in Richtung Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Dieses neue Verfahren findet in anderen Ländern ebenfalls Anwendung.

Steuerrelevant
Was sind jedoch steuerrelevante Daten? Hier hat sich der Gesetzgeber nicht wirklich konkret festgelegt. In der Praxis gilt, was den Prüfer in der Vergangenheit interessiert hat (Bewirtungskosten, Geschenke, Reisekosten etc.), das wird ihn auch weiterhin interessieren. In der Zukunft nur ein bisschen umfangreicher, weil er neue maschinelle Möglichkeiten bekommt. Hier sollte man ebenfalls die technische Seite betrachten. Die Prüfer sind mit einem Laptop ausgestattet und werden dort Ihre Daten einspielen und auswerten. Somit ist von Anfang an klar, dass Sie dem Prüfer nicht alle Daten ungefiltert geben können. Teilweise wären das nämlich hunderte oder tausende von DVDs. Hier ist es davon abhängig, welcher Zeitraum geprüft wird und welche Kriterien der Prüfer für Geschäftsvorfälle mit steuerrelevanten Daten ansetzt.

Archivierung
Das bedeutet, Sie bekommen z.B. den Auftrag, Daten für die Geschäfts- Archivierung jahre 2002/2003/2004 im Zusammenhang mit dem Konto Reisekosten für den Mitarbeiterkreis x, y, z und dem Land Frankreich zu selektieren. Ist das eine leichte oder eine schwierige Aufgabe? Es kommt darauf an. Wenn Sie alle Daten noch online im Zugriff haben, kein Problem. Haben Sie jedoch bereits archiviert, dann wird es um einiges schwieriger. Das Problem stellt sich hier wie folgt dar. Sinn und Zweck einer Archivierung ist es, ein operatives Buchungssystem zu entlasten und nicht mehr benötigte Daten effizient auszulagern. Bei dieser Auslagerung werden die Zugriffswege sehr stark reduziert, um eine effiziente Speicherung zu gewährleisten. Im Regelfall ist dies kein Problem, da man auf die Daten immer noch zugreifen kann. Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten sind nicht mehr notwendig, da man archivierte Daten nicht mehr im täglichen Zugriff benötigt. Somit ergibt sich eine effiziente Speicherung/Archivierung. Bei der Außenprüfung werden wenige selektive steuerrelevante Daten für bestimmte Geschäftsvorfälle benötigt. Hier gibt es einen Interessenkonflikt. Dieser ist mit einer zusätzlichen Datenextraktion vor der Archivierung lösbar.

DART
Bewegungsdaten, Stammdaten und Customizing-Einstellungen werden mit dem SAP-Tool DART (Data Retention Tool) in einem konsistenten und vom Quellsystem unabhängigen Extrakt aufbewahrt. Der von der DSAG erarbeitete Datenkatalog definiert, was als steuerrelevant zu sehen ist. Ein Finanzbuchhaltungsbeleg hat im operativen System eine Ausprägung von über 300 Feldern. Als steuerrelevant werden von der DSAG weniger als 100 Felder eingestuft. Hier erkennen Sie, dass ebenfalls eine möglichst effiziente Speicherung der Daten das Ziel ist. Zusätzlich ermöglichen flexible Views/Sichten nach z.B. Geschäftsjahr, Konto, Mitarbeiter und Land, dem Prüfer genau diese Daten, die er angefordert hat, elektronisch zur Verfügung zu stellen. Fazit: Sie verwenden zuerst DART, dann archivieren Sie.

Martin Strohmeier und Jörg Siebert  I  Quelle: SAP PRESS Buch mySAP ERP Financials"