Mit den bisher dargestellten Geschäftsvorfällen: ergibt sich kein Abstimmungsbedarf:

* zentraler Geldeingang
* zentrale externe Rechnung mit Leistungen für mehrere Firmen
* interne Ein- und Ausgangsrechnungen
* zentraler Geldausgang


Das System generiert mittels der dargestellten Buchungstechniken adäquate Positionen und Beträge in beiden Buchungskreisen. Da die Abstimmungskosten nicht manuell bebuchbar sind, kann es hier nicht zu Differenzen kommen.

In der Praxis sind jedoch auch andere Buchungsarten verbreitet. Kommt z.B. das Modul SAP SD (Sales and Distribution), das auch die Fakturierung unterstützt, nicht zum Einsatz, werden Forderungen und Verbindlichkeiten über eine Schnittstelle ins Rechnungswesen übertragen. Bei einem Geschäftsvorfall interne Ein- und Ausgangsrechnung liegt es jetzt beim Vorsystem, diese Daten korrekt zu erzeugen, und bei der Schnittstelle, diese ebenfalls korrekt zu übertragen. In der Summe entsteht ein Abstimmungsbedarf. Bereits ab dem R/3-Release 4.6 ist ein Programm zur Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten vorhanden. Innerhalb eines SAP-Systems können diese Intercompany-Umsätze verglichen und abgestimmt werden. Differenzen, die aus den unterschiedlichsten Gründen entstanden sein könnten, werden somit frühzeitig erkannt.

Intercompany-Abstimmung in mySAP ERP Financials
Der gesamte Abstimmungsprozess wird ab mySAP ERP 2004 um einiges besser unterstützt. Bisher wurden Differenzen auf den Intercompany- Konten schwerpunktmäßig in der Konsolidierung festgestellt. Zu diesem späten Zeitpunkt wurden von den Einzelgesellschaften Summensätze für diese Geschäftsvorfälle gemeldet. Mit mySAP ERP 2004 ist es möglich, unabhängig von der Anzahl und Art der Systeme Einzelposten schon vor dem Konsolidierungsprozess zu melden.

In einem eigenen flexiblen Arbeitsbereich werden die Posten bearbeitet, Differenzen gefunden und anschließend im jeweiligen Einzelabschluss korrigiert. Ziel ist es, die Qualität der Intercompany-Zahlen zu erhöhen und somit aufwändige Arbeiten und Rückfragen in der Konsolidierung zu vermeiden. Abbildung 3.9 zeigt den kompletten Prozess.

1. Datenselektion von SAP-Systemen als Remote Function Call und von Nicht-SAP-Systemen mit ASCII-Dateien

2. Datenspeicherung in flexiblen Special-Ledger-Tabellen

3. Überarbeitete Darstellung und Analyse der Daten, d.h., mittels flexibler Regeln können zugehörige Positionen gefunden und ausgeglichen werden. Es können jetzt Forderungen, Verbindlichkeiten und Hauptbuchbelege miteinander abgeglichen werden.

4. Noch zu klärende Positionen können direkt per E-Mail an die zuständigen Sachbearbeiter der einzelnen Gesellschaften gesendet werden. Die gesendete Korrespondenz ist im System dokumentiert.

5. Eine Schnittstelle (BAdI) ist für automatische Korrekturbuchungen vorbereitet.

Es ist selbstverständlich, dass Software den allgemeinen Prozess nur unterstützen kann. In der Praxis müssen Personen die Differenzen klären und sich einig sein. Ein zentrales Abstimmungstool innerhalb einer verteilten SAP-/Nicht-SAP-Landschaft erzeugt bereits einen hohen Mehrwert. Kunden, die bisher eine manuelle Abstimmung vorgenommen haben, können das neue Tool einsetzen und Prozesse beschleunigen. Mit einer zentralen Übersicht über Differenzen und Korrespondenzen lässt sich der Abstimmungsprozess zusätzlich besser strukturieren und transparenter gestalten. Abschließend ist die Möglichkeit der zur Verfügung gestellten Schnittstellen (BAdI) zu betrachten.

Nicht geklärte Differenzen können mit einer automatisierten Buchung in den verteilten SAP- und Nicht-SAP-Systemen beseitigt werden. Diese technische Möglichkeit rundet den Abschlussprozess ab. Hier ist es eher die betriebswirtschaftliche Fragestellung, ob Ihre dezentralen Konzerneinheiten einem solchen Konzept überhaupt zustimmen. Die Möglichkeit der Korrekturbuchung kann die Disziplin innerhalb des Intercompany- Prozesses verbessern, wird in den meisten Fällen jedoch Klärungsbedarfe lediglich auf einen Zeitpunkt nach dem Abschlussstichtag verlagern.

Da bei der Speicherung der Daten auf das Special Ledger zurückgegriffen wird, bietet das auch alle Vorteile dieser Technik:

* Buchung von Einzelposten
* Auswertung mit dem Standardberichtswesen
* Verwaltung von Versionen
* flexible Erweiterbarkeit für kundeneigene Felder


Abbildung 3.10 weist auf die Möglichkeit der Integration in den Datenmonitor der Konsolidierung hin. Da es sich beim Abstimmungsprozess um Transaktionen handelt, können diese als Meilensteine leicht integriert werden. Dennoch bleibt festzuhalten, dass es sich um einen eigenen Arbeitsbereich handelt, der lediglich Vorarbeiten dient. Von der Struktur her handelt es sich hier auch um zwei sehr unterschiedliche Dinge. Zum einen werden Intercompany-Konten auf der Ebene der Einzelposten gespeichert, in der Konsolidierung werden jedoch alle Konten auf Summenebene benötigt. Mit der Intercompany-Abstimmung (ICR) werden Einzelabschlüsse in ihrer Qualität verbessert, die anschließend an die Konsolidierung weitergereicht werden.

Für jene Kunden, die sich in der Vergangenheit ein eigenes Tool gebaut haben, gibt es mit dem Release mySAP ERP 2004 vielleicht die Möglichkeit, zum Standard zurückkehren zu können.

Martin Strohmeier und Jörg Siebert  I  Quelle: SAP PRESS Buch mySAP ERP Financials"