Beim Monats-, Quartals- und Jahresabschluss fallen im Einzelabschluss periodisch wiederkehrende Aktivitäten, wie z.B. Fremdwährungsbewertung oder Rasterung von Forderungen/Verbindlichkeiten, an. In den meisten Unternehmen ist dieser periodische Prozess bereits etabliert. Nicht immer ist er aber effektiv, und vielen Verantwortlichen fehlt der Überblick, wie weit der Jahresabschluss fortgeschritten ist, bzw. wer wann welche Aufgabe bereits erledigt hat. Mit dem Schedule Manager in R/3 und dem Closing Cockpit in mySAP ERP ist eine adäquate Softwareunterstützung vorhanden, um die Abschlussprozesse effektiver zu gestalten. In vielen Unternehmen sind die Abschlussaktivitäten anhand einer Papierliste dokumentiert und werden sprichwörtlich »abgehakt«. Je nach Unternehmensgröße ist es möglich, sich so einen Überblick zu verschaffen. Bei kleineren Unternehmen, die ihre Finanzbuchhaltung zentral von einem Standort steuern und wo am besten alle beteiligten Personen im selben Büro sitzen, ist das kein Problem. Das Thema Übersicht und Effektivität fängt bereits bei verteilten Standorten oder etwas größeren Unternehmen an, interessant zu werden.

Gibt es vermeidbare Leerläufe zwischen den einzelnen Abschlussschritten? Wer hat was wann zu machen? Software kann auch hier nur ein technisches Hilfsmittel sein, um sich einen Überblick zu verschaffen und einen Prozess noch klarer zu strukturieren. Sie ist ein Hebel, um Verbesserungspotenzial zu erkennen, rechtzeitig zu identifizieren und ein sprichwörtliches »böses Erwachen« im Abschlussprozess zu vermeiden. In der Vergangenheit wurden in der SAP-Software bereits viele maschinelle Bewertungsprogramme ausgeliefert, die einen möglichst automatisierten und effektiven Abschlussprozess unterstützen. Nachfolgend eine kleine Auswahl:

* Drucken von Saldenbestätigungen
* Fremdwährungsbewertung (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren)
* Umlage/Verteilung der Gemeinkosten
* Umsatzsteuervoranmeldung über Elster
* Inventurkalkulation und Materialbewertung
* Nachbelasten Bilanz, GuV für Geschäftsbereichsbilanzen
* Rasterung von Forderungen/Verbindlichkeiten
* Umgliederung debitorische Kreditoren/kreditorische Debitoren
* Abschreibungslauf für Wirtschaftsgüter
* Saldovortrag
* Perioden schließen getrennt nach Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren


Ab dem Release R/3 4.6 gibt es mit dem Schedule Manager ein Werkzeug, um in einer zentralen Übersicht die bisher vorhandene strukturierte Papierliste direkt im System abzubilden und Statusmeldungen einsehbar zu machen. Abbildung 3.2 zeigt eine Tagesübersicht im Schedule Manager.

Der Schedule Manager dient als zentraler Einstieg für folgende Tätigkeiten:

* Einplanung der betriebswirtschaftlichen Bewertungsprogramme
* Einplanung der technischen Schnittstellenprogramme
* Hinterlegung von Dokumenten
* Start von Workflows


Damit werden folgende Ziele verfolgt:

* Abhängigkeiten erkennen
* zeitliche Leerläufevermeiden
* jederzeit einen Überblick zu haben, wer was wann macht


Im Release mySAP ERP 2004 hat man die Funktionalitäten des Schedule Manager erweitert und dieser neuen Transaktion einen neuen Namen gegeben: Closing Cockpit. Abbildung 3.3 zeigt ein Gantt-Diagramm, mit dem man die Abschlussaktivitäten grafisch angezeigt bekommt. Die Ampelfarben Rot, Gelb und Grün unterstützen hier schnelle Reaktionen gerade bei großen und komplexen Abschlussprozessen. Ein eingezeichneter kritischer Pfad hilft zusätzlich, Engpässe zu erkennen. Die Aufgabenliste ist darüber hinaus geprägt durch die bekannten Organisationseinheiten Buchungskreis und Kostenrechungskreis. Bereits für den Schedule Manager entworfene Aufgabenlisten können in das Closing Cockpit importiert werden.

Insgesamt kann man sagen, dass die SAP-Erweiterungen gerade bei großen Unternehmen mit komplexen Abschlussprozessen einen weiteren Mehrwert darstellen.



Martin Strohmeier und Jörg Siebert  I  Quelle: SAP PRESS Buch mySAP ERP Financials"