Bei der Integration von Personen sollen die SAP-Anwender noch besser als bisher mit dem System interagieren. Ziel ist es, die Effektivität der Benutzer zu erhöhen und damit einen Mehrwert zu schaffen. Um heute auf die R/3-Applikationen Zugriff zu erhalten, ist es i.d.R. notwendig, auf dem PC des Anwenders das SAP GUI (Graphical User Interface) zu installieren. Anhand der »blauen Oberfläche« und des SAP-Menübaums ist in R/3 der Zugriff auf unterschiedliche Transaktionen strukturiert. Über Rollen werden Benutzerrechte verwaltet, mit Favoriten wird ein schnelles Aufrufen von Routinearbeiten erleichtert. In mySAP ERP wird diese gewohnte Oberfläche im Rahmen des Investitionsschutzes ebenfalls mit ausgeliefert.

Alternative GUIs wie z.B. ein SAP Enterprise Portal, Microsoft-Office- Integration und Mobile Communication kommen dazu. Jeder mySAP ERP-Kunde erhält im Rahmen der neuen technologischen Infrastruktur das SAP-Portal und kann dieses optional installieren. Im Gegensatz zur »blauen« R/3-Oberfläche, die individuell installiert werden muss, basiert das Portal auf einem Browser, i.d.R. dem Internet Explorer, der zusammen mit dem Betriebssystem allgemein verfügbar ist. Ein Aspekt, der besonders bei weltweiten Installationen und Zugriffsmöglichkeiten nicht zu unterschätzen ist. R/3-Transaktionen können auch durch ein Portal wieder verwendet bzw. weltweit verfügbar gemacht werden.

Das Portal kann Sie mit einem Single Sign-on (SSO) gleichzeitig und ohne, dass Sie es merken, in beliebig vielen Systemen anmelden. Für die Anmeldung ist somit nur noch ein Passwort notwendig – anstatt eine unter Umständen beträchtliche Anzahl, wie es zuvor der Fall war. In Zukunft wird der Zugriff auf das SAP-System zunehmend über das Portal erfolgen. Alle zur täglichen Arbeit benötigten Funktionen und Informationen stehen auf einen Blick zur Verfügung stehen – unabhängig davon, ob es sich um mehrere SAP- oder sogar Nicht-SAP-Systeme handelt. Die grafische Aufbereitung von Berichtsdaten macht die zur Verfügung stehenden Informationen direkt sichtbar. Ausnahmen und Abweichungen (Exception Handling) können Ihnen als Benutzer in Form von Meldungen Handlungsbedarf signalisieren.

In Abbildung 1.10 ist zu erkennen, dass der Computerumsatz gegenüber der Planung stark gefallen ist. Diese zuvor definierte Ausnahmeregelung, vielleicht 5% Abweichung, führt zu einer Nachricht auf der Übersichtsseite des Verantwortlichen. Dieser kann aus der Nachricht direkt in den zugrunde liegenden Bericht verzweigen. Zu den einzelnen Kunden bzw. Umsätzen sind zusätzliche erklärende Dokumente (Verträge, Notizen) hinterlegt. Benutzer ohne Portal können mittels einer periodisch verschickten E-Mail (Broadcasting) mit Informationen versorgt werden.

Das SAP-Portal ist nicht nur die Darstellungsmöglichkeit zur Integration von Informationen, sondern auch für die Prozessintegration. Die in Abschnitt 1.1 angesprochenen neuen Prozesse Kostenstellenumbuchung, Anlageninventur oder Easy Cost Planning finden sich wieder unter der Rubrik Employee oder Manager Self Services, wo sich einzelne neue Prozesse nach und nach implementieren und freischalten lassen.

Vordefinierte Sets von Dashboards und Work Center werden basierend auf der Portaltechnologie und verschiedenen betriebswirtschaftlichen Anforderungen ausgeliefert. Das Work Center für den Credit Manager basiert teilweise auf vorhandenen R/3-Transaktionen, BW-Berichten und neuen mit Portaltechnologie erstellten Arbeitslisten. Die erweiterte Infrastruktur wird notwendig für die betriebswirtschaftlichen Applikationen. Unabhängig davon, in welchem System die Informationen und Prozesse abgelegt sind, bietet das Portal eine Möglichkeit, den Benutzer mit einer einzigen Anmeldung mittels Browser effizienter und flexibler als bisher mit der Software interagieren zu lassen.

Martin Strohmeier und Jörg Siebert  I  Quelle: SAP PRESS Buch mySAP ERP Financials"