Die Verwendung und Kombination bereits vorhandener Transaktionen und Prozesse wird in diesem Abschnitt am Beispiel der Prozesskette »Order to Cash« veranschaulicht. Prozesse, wie z.B. die Kostenstellenumbuchung über ein Adobe-Formular, bauen auf vorhandenen Transaktionen auf und können nach und nach in der bestehenden Landschaft etabliert werden. Somit ist es möglich, aufbauend auf dem Vorhandenen neue Prozesse zu entwerfen und schrittweise zu optimieren. Der Order-to- Cash- Prozess lässt sich auf Seiten von Financials in die einzelnen Prozessschritte Kreditlimitprüfung, Rechnungsstellung, Einforderung von Geldern und Zahlungseingang unterteilen. Die nachfolgenden Seiten beschreiben, wie ein etablierter Prozess schrittweise optimiert werden könnte.

Kreditprüfung
Dieser traditionelle R/3-Prozess ist sowohl in SAP FI als auch in SAP SD (Sales & Distribution = Vertrieb) etabliert. Gerade weil es sich um eine traditionelle Vorgehensweise handelt, sollte man diese mit den heutigen neuen Möglichkeiten auf den Prüfstand stellen. Diese klassische Kundenkreditkontrolle sperrte bei Ausschöpfung eines Limits die Auslieferung bzw. Leistungserbringung in der Logistik bis zur Klärung des Vorfalls. In der Regel telefonierten Buchhaltung und Vertrieb und versuchten, eine Einigung zu erreichen. Die Buchhaltung verfolgte das Ziel, die Summe der Forderungsausfälle gering zu halten, und der Vertrieb war bestrebt, das Geschäft, das relevant für seinen Bonus ist, abzuschließen.

An diesem traditionellen Zielkonflikt ändert auch Software erst einmal nichts. Es werden aber zusätzliche Hilfestellungen geboten, um auf alle notwendigen Informationen zugreifen zu können und schneller zu einer Entscheidung zu kommen. Die Kundenkreditkontrolle war beschränkt auf ein R/3 SD- und FI-System, in dem entscheidungsrelevante Daten zur Verfügung standen. In der Praxis benötigt man jedoch eine Gesamtsicht auf einen Kunden über alle Logistik- und Finanzsysteme hinweg. Unterschiedlich vergebene Debitorennummern in den Vorsystemen müssen zu einer einheitlichen Kundensicht zusammengefasst werden. Externe Daten von Ratingagenturen konnten nicht ohne erheblichen Aufwand eingespielt werden. Kreditlimitveränderungen waren statisch, und Entscheidungen konnte man in der R/3-Kundenkreditkontrolle nur begrenzt dokumentieren. Mit dem Ziel, diese Nachteile zu beseitigen, wurde im Rahmen von mySAP ERP Financials ein neues Credit Management entwickelt.


Rechnungsstellung
Beim Prozessschritt Rechnungsstellung ist traditionell der Rechnungsdruck bzw. bei hohem Rechnungsvolumen die Übertragung der Rechnungsdaten mit EDI (Electronic Data Interchange) mit späterem Ausdruck der Sammelrechnung als R/3-Prozess etabliert. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur kann man die Kosten für Ausdruck, Briefumschlag und Porto einsparen. Es wird kein Papier mehr benötigt. Dem muss man die Opportunitätskosten durch den Aufbau einer technischen Infrastruktur gegenüberstellen. Möchte man die Fixkosten dieser Investition nicht tätigen, können Service Provider diesen Prozessschritt im Rahmen eines BPO (Business Process Outsourcing) komplett übernehmen.


Geld einfordern/Klärungsfälle verwalten
Geld wird heute meistens noch über den klassischen Mahnbrief eingefordert. Dieses war in der Vergangenheit notwendig, um sich einen Rechtsanspruch bei Insolvenz des Kunden zu sichern. Im Jahr 2000 hat man mit dem Gesetz zur Beschleunigung des Zahlungsverkehrs diesen Rechtsanspruch von Haus aus. Mahnungen haben somit den Status von normalen Korrespondenzen. Gelder einzufordern kann aber auch bedeuten, früher in der Prozesskette, vor Fälligkeit, aktiv den Forderungsbestand zu klassifizieren. Suche und Priorisierung der zu bearbeitenden Debitorenkonten mittels Arbeitslisten erlaubten es, Telefonate mit dem Kunden und daraus resultierende Zahlungsversprechen im System zu hinterlegen. Klärungsbedarf wird im Voraus erkannt, versprochene demnächst eingehende Zahlungen werden für das Cash Management sichtbar. Gebrochene Zahlungsversprechen verschlechtern die Kreditwürdigkeit. Macht der Kunde einen Zahlungsabzug geltend, sollte dieser schnellstmöglich geklärt werden können. In einigen Branchen ist es üblich, zuerst einmal den vereinbarten Preis infrage zu stellen, um nach der anschließenden Klärung weitere drei Wochen Zahlungsziel gewonnen zu haben. Hier steckt einiges an Optimierungspotenzial, um das gebundene Kapital (Working Capital) effektiver zu nutzen.