Profit Center Rechnung, Segmentberichterstattung und Online-Belegsplit
Den größten Nutzen bot für unseren Kunden die in das neue Hauptbuch integrierte Profit-Center-Rechnung. Sie erfüllt vielfältige Anforderungen. Über sie konnte das ausgeprägte Filial- und Shopnetz abgebildet werden, so dass jedem Standort seine eigene GuV, aber auch die wichtigsten Bilanzpositionen wie z.B. Warenbestand zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich diente die Profit-Center-Rechnung als Grundlage der Segmentberichterstattung, insbesondere bei den Gesellschaften, die Beteiligungen in verschiedenen Segmenten halten. Außerdem wurden die ausländischen Kommissionärsgesellschaften über Profit Center dargestellt. Mit Blick auf zukünftige Anforderungen wurde bei der Konfiguration des Systems der Online-Belegsplit aktiviert und bei der Einstellung der Belegaufteilungsmerkmale die Einstellung „Null-Saldo für Profit-Center“ gewählt. Durch diese technischen Funktionalitäten, die im Hintergrund mitlaufen, wurde schon ein wichtiger vorbereitender Schritt für zukünftige Anforderungen wie z.B. das so genannte Aktivitäten-Reporting absolviert, da das SAP-System nun auf Profit-Center-Ebene in der Lage ist, vollständige Bilanzen abzubilden. Daraus ensteht die Möglichkeit, neue Geschäftsmodelle ohne Gründung einer eigenen legalen Einheit und somit der Anlage eines neuen Buchungskreises auf Basis von Profit Centern getrennt abzubilden und zu berichten. Dies ermöglicht dem Kunden, neue Aktivitäten schon vor der Ausgliederung nach den gleichen Profitabilitätskennzahlen zu „controllen“ und verringert somit die Investitionskosten beim Erschließen neuer Geschäftsfelder. Die Erfahrungswerte dieses und weiterer von Accenture begleiteter Projekte und die Aussagen der SAP selbst zeigen, dass der Online-Belegsplit einen hohen initialen Konfigurationsaufwand während der Projektphase verursacht, welcher bei der Planung des Projektes im Rahmen der der Business Case Erstellung und der Ressourcenplanung beachtet werden muss. Auch müssen für den späteren Betrieb Mechanismen implementiert werden, die vermeiden, dass z.B. fehlende Profit Center Informationen zu Problemen und damit zu Nacharbeiten bei der Verbuchung von Belege führen, was deutlich höhere Betriebskosten nach sich zieht.

Special Ledger und SAP CO-OM als Ergänzung zum neuen Hauptbuch
Grundsätzlich ähnelt der Aufbau des neuen Hauptbuchs dem eines Special Ledgers. Von dem Grundsatz, möglichst nur „eine Wahrheit“ abzubilden und somit alle rechnungswesenrelevanten Informationen im Hauptbuch abzubilden, wurde in zwei Fällen abgewichen. 1) Die Abbildung der Kostenstellen- und der Innenauftragsrechnung wurde klassisch im SAP CO-OM abgebildet, z.B. wegen buchungskreisübergreifender Allokationen, Nutzungen des bewährten CO-Standardreportings und der Planfunktionalitäten. 2) Es wurde trotz des neuen Hauptbuchs zusätzlich ein Special Ledger eingeführt, welcher die Datenbasis für die EC-CS-Schnittstelle darstellt. Die Entscheidung beruhte auf zwei Hauptgründen: 1) einerseits konnte der (Sub)funktionsbereich wie vom Konzernrechnungswesen gefordert über die Special Ledger Ableitungsregeln in eine „echte“ Sachkontenbuchung auf dem Konzernkonto umgesetzt werden (siehe auch Kapitel ) 2) andererseits erreichten wir darüber eine höhere Flexibilität bei der Abbildung der Segmentzuordnung von Profit Centern, dessen Zuordnung im Profit-Center-Stammsatz im SAP Standard im neuen Hauptbuch nicht mehr änderbar wäre, sobald Buchungen stattgefunden haben. Die Projekterfahrung zeigt, dass sich das neue Hauptbuch hervorragend mit den herkömmlichen Techniken wie z.B. einem Special Ledger oder dem Gemeinkostencontrolling kombinieren lässt, was eine nie dagewesene Flexibilität bei der Konzeption der Rechnungswesenlösung darstellt.

Exkurs Liquidity Planner
Eine ebenfalls noch relative neue Funktionalität stellt der Liquidity Planner dar. Die Funktionalität des Liquidity Planner, die seit Release „mySAP ERP 2004 unter dem Dach der des Financial Supply Chain (FSCM) bereitgestellt wird“1 ersetzt die bis dato bekannte Finanzmittelrechnung. Obwohl der Liquidity Planner kein Bestandteil des neuen Hauptbuchs ist, sondern zum Financial Supply Chain Management gehört, sei an dieser Stelle aufgrund der engen Verbindung der LP-Istrechnung mit der Finanzbuchhaltung ein kurzer Exkurs erlaubt. In der Istrechnung des Liquidity Planners werden die getätigten Zahlungen eines Unternehmens von den Bank- und Kassekonten eines Unternehmens über geschlossene Belegketten bis hin zum informationstragenden GuV- oder Bilanzkonto zurückverfolgt. Auf Basis der so gewonnenen Information zur Zahlungsursache wird nun eine direkte Cash-Flow-Rechnung im Liquidity Planner aufbereitet. Da die Grundvoraussetzung für den Liquidity Planner geschlossene Belegketten sind, hat seine Einführung Einfluss auf die Definition, welche Konten offene Posten geführt sein sollten. Es empfiehlt sich somit, die Hauptbelegketten (Kundenzahlungen, Lieferantenzahlungen für Ware oder Kostenrechnungen, Intercompanyzahlungen, …) schon während des Projekts aufzunehmen, damit später bei bereits vorhandenen operativen Buchungsstoff keine Änderungen an der Kontenkonfiguration notwendig werden.

Fazit
Die Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs erweitern den durch das SAP-System bereitgestellten Werkzeugkasten erheblich und bieten dem Projektteam eine nie dagewesene hohe Flexibilität bei der Abbildung der Kundenanforderungen. Aus Sicht von Accenture stehen auch mit der Einführung des New GL die Prozesse und die Ermittlung der wichtigsten zukünftigen Reportinganforderungen weiterhin im Vordergrund, Systemfunktionalitäten, egal ob die neue oder klassische Variante gewählt wird, müssen diese bestmöglich unterstützen. Aus unserer Sicht ist somit eine sorgfältige Abwägung der Kundenanforderungen und des sinnvollen Einsatzes der neuen Funktionalitäten in der Konzeptionsphase äußerst wichtig. Insbesondere die erweiterten Möglichkeiten (wie z.B. die kundeneigenen Felder und der Online-Belegsplit), den Buchungsstoff um zusätzliche Kontierungsinformationen anzureichern, erzeugen den Bedarf an erhöhter Disziplin bei der Erfassung des Buchungsstoffs. Sämtliche Vorsysteme und Sachbearbeiter müssen in die Lage versetzt werden, die zusätzlichen Informationen im Zugriff zu haben um sie der jeweiligen Buchung mitgeben zu können. Diese Anforderungen sollten beim Design von Schnittstellen, Prozessen und Schulungen unbedingt berücksichtigt werden. Insgesamt lohnt sich die Einführung des neuen Hauptbuchs auch noch aus einem weiteren Aspekt. In der Entwicklung des NewGL seitens der SAP ist noch viel Bewegung, so dass auch zukünftig ohne großen Aufwand von Funktionalitätsverbesserungen und –erweiterungen profitiert werden kann. Ermöglichen wird dies die Strategie der SAP, in kurzen Abständen in so genannten Enhancement Packages neue Funktionalitäten bereitzustellen, welche mit geringem Aufwand nach und nach eingeführt werden können.





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