Zahlungsverhalten wird lückenlos überwacht

Aufmerksam auf die cormeta-Module wurde die Kreditabteilung durch Berichte in der Presse und die Kontakte zur Creditreform. Da die KSM bereits mit einer SAP-Software arbeitete, kamen für das Debitorenmanagement nur auf diesem Standard basierende Anwendungen in Betracht. „Wir wollten ein voll integriertes System und kein heterogenes Nebeneinander“, begründet Arnd Bahn die Entscheidung, der auch verschiedene Referenzbesuche bei cormeta-Anwendern vorausgegangen waren, unter anderem beim Bodenbelagshersteller Tarkett. Besonders von der Fähigkeit, alle notwendigen Informationen für die Kreditentscheidung zentral verfügbar zu haben – ähnlich einem Cockpit – waren Arnd Bahn und seine Kolleginnen aus dem Kreditmanagement beeindruckt. Dank dieser „Cockpit“-Eigenschaft lässt sich die Entwicklung im Zahlungsverhalten und in der Limitbewilligung über jeden beliebigen Zeitraum lückenlos nachvollziehen. Alle Prozesse sind integriert: vom Anlegen eines Neukunden über die Bonitätsbewertung und Kreditlimitvergabe bis zur Kreditabsicherung und den erforderlichen Meldungen an den Kreditversicherer. Der Vorteil: Das System registriert jede Veränderung (neue Faktura, Mahnung, Zahlungseingang, geänderte Wirtschaftsauskunft) auf einem Kundenkonto. Ändert sich dadurch die Risikoklasse oder der Kreditrahmen, unterbreitet die Software einen Vorschlag (z.B. Limiterhöhung, zusätzliche Sicherheiten) und meldet den Vorgang an den Kreditmanager, der dann zusammen mit dem Vertrieb entscheidet. Während bei positiven Veränderungen das Limit automatisch erhöht werden kann, landen die negativen Fälle sowie alle Debitoren ab einer bestimmten Risikoklasse im sogenannten Arbeitsvorrat, den der Kreditsachbearbeiter täglich abruft. Seine Entscheidung hängt davon ab, wie stark die Verschlechterung ausfällt. In der Regel wird das Limit zunächst reduziert, mitunter sogar komplett gestrichen.

Jede Bonitätsveränderung wird angezeigt

Generell sind die Wirtschaftsauskünfte sowie die eigenen Zahlungserfahrungen die wichtigsten Faktoren für die Limitbewilligung. Dabei zeigt sich der Vorteil eines integrierten Debitorenmanagement, wie es KSM mit den neuen Modulen betreibt: Ein Kunde, der beispielsweise immer zu Skontobedingungen gezahlt hat, begleicht seine Rechnung plötzlich zum Nettozahlungsziel. Dieses veränderte Zahlungsverhalten würde die Kreditabteilung nicht ohne weiteres bemerken, da die Zahlung innerhalb der Frist erfolgte. CREFOsprint Risikomanagement dagegen erkennt diese Änderung und ermittelt einen neuen Zahlungserfahrungsindex, der sich unmittelbar auf die Risikoeinstufung auswirkt. Revidiert die Creditreform ihre Einschätzung zu einem Unternehmen – weil dieses beispielsweise fusioniert hat oder aufgekauft wurde – erfolgt automatisch eine Neubewertung des Kunden.

Risikoklassifizierung hat neue Qualität

Auskünfte des Vertriebs können durch entsprechende Fragebögen, in denen er seine eigenen Beobachtungen beim Kunden notiert, in das Scoring einfließen. Hat beispielsweise der Inhaber gewechselt? Wie entwickelt sich der Personalbestand? Gibt es eine hohe Fluktuation? Wie ist generell die Stimmung unter den Mitarbeitern? Ist die Auftragslage gut? Verändert sich der Warenbestand beim Kunden bzw. gibt es Anzeichen dafür, dass er Absatzschwierigkeiten hat? Diese und ähnliche Informationen werden abgefragt. Mit der Einbindung der neuen Module in das ERP-System haben Arnd Bahn und seine Mitarbeiter heute eine völlig andere Qualität der Risikoeinstufung. Die wurde bisher immer nur in Bezug auf den Abdeckungsgrad durch den Kreditversicherer dargestellt (z.B. Vollannahme, Teilannahme, Herabsetzung oder Schadensfall), nicht aber zum Rating der Kunden. In der Vergangenheit gab es nur die Beurteilung des Kunden durch den Vertrieb, die sich ausschließlich auf den zu erwartenden Absatz und den Rohertrag bezog. Eine detaillierte Risikoanalyse, bezogen auf Zahlungserfahrungen, war maschinell nicht möglich. „Im Zuge der Einführungen haben wir uns daher näher mit der Frage beschäftigt, was überhaupt ein guter und ein schlechter Kunde ist beziehungsweise welche Risikoklassen dahinter stehen. Bisher hatten wir aufgrund der Einschätzung des Vertriebs lediglich eine Grobunterteilung in A-, B- und C-Kunden – von einem echten Scoring, aus Risikomanagement-Sicht konnte man aber nicht sprechen“, erläutert Arnd Bahn einen wichtigen Zusatznutzen des Projektes. Er ist zufrieden mit der Umstellung des Debitorenmanagements. Bei 500.000 bis 600.000 Ausgangsrechnungen jährlich müssen die daraus resultierenden Zahlungsbewegungen kontinuierlich überwacht werden. Schließlich wirken die sich auf das Scoring und damit auf den Kreditrahmen aus. Mit Unterstützung der entsprechenden Software wird sich die Ausfallquote reduzieren. Auch sich wenn der Grad der Reduzierung derzeit noch nicht messen lässt: Vertrieb und Rechnungswesen besitzen jetzt eine saubere Argumentationsbasis für die Kreditbewilligung.